문서업무

소개글

"문서업무"에 대한 내용입니다.

목차

1. 문서의 필요성
2. 문서처리의 원칙
3. 문서의 종류
4. 문서의 일반사항
5. 문서의 구성
6. 문서정리 및 보관

본문내용

1. 문서의 필요성
사무관리 업무의 대부분이 문서와 관련되어 있다. 오늘날 IT기기의 발달로 전자화된 사무자동화기기가 빠르게 보급되면서 사무 활동 매체가 급격히 발전하고 있으나 기본적인 매체는 역시 문서라고 할 수 있다. 문서에 대한 광의의 개념은 문자나 기호 등으로 인간의 의사 또는 사물의 상태, 관계 또는 현상 등을 지면을 이용해 표시한 기록으로 설명할 수 있다. 또한, 문서는 행정이나 경영의 측면에서 행정이나 경영에 관계된 인간의 의사 또는 사물의 상태·관계·현상 등을 기록한 기록물이라고 정의 할 수 있다. 문서의 주요기능은 의사전달과 의사보존이며, 일반적으로 다음과 같은 경우에 문서가 필요하다.

◆ 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때
◆ 사무처리 결과의 증빙자료로서 문서가 필요한 때
◆ 사무처리 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요한 때
◆ 내용을 분명히 나타내야 할 때
◆ 사무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 의사소통이 필요한 때
◆ 사무처리 결과를 일정기간동안 보존할 필요가 있을 때 등

그러나 모든 사무 활동이 반드시 문서가 있어야 하는 것은 아니다. 문서유통이 지나치게 많으면 오히려 사무관리의 비능률을 일으킬 수도 있으므로, 내용이 간단한 것은 구두․ 전화 ․ 게시판 ․ 구내방송 등 간단한 수단을 활용하여 문서가 과다하게 생산 ․ 유통되지 않도록 한다. 반면에 문서작성을 반드시 해 두어야 할 사항을 귀찮다거나 고의로 문서작성을 회피함으로써 중요한 사항이 기록으로 남지 않아 정보의 축적이 되지 못한다거나 업무의 연속성이 없는 일이 없어야 한다.

2. 문서처리의 원칙
1) 즉일처리의 원칙
문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리 기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무수행을 위하여 그 날에 처리하는 것이 바람직하다. 문서처리에 장시간이 필요한 경우에는 상급자의 지시를 받아 처리 기간을 명확히 하고 기간을 준수하도록 노력한다.

참고 자료

없음